Home > Nieuws & Tips > Kantoor & benodigdheden > Kantoorartikelen nodig of compleet digitaal werken?

Kantoorartikelen nodig of compleet digitaal werken?

KantoorartikelenZodra je voor jezelf begint mag je alles op je eigen manier doen. Je werkt op een eigen kantoor, een flexplek, vanuit je thuiskantoor of zelfs vanuit een hangmat op een tropisch eiland. Je kiest je eigen computer, je applicaties en kantoorartikelen. Je kunt natuurlijk alles digitaal doen, maar de meeste mensen houden er nog steeds van om hun gedachten en ideeën met pen en papier vast te leggen. Notitieblokken, pennen, paperclips en mapjes. Het geeft een persoonlijk tintje aan je werkplek.

Digitale alternatieven

De meeste ondernemers hebben voor grote mappen en papieren archieven al wel een digitaal alternatief gevonden. Je kunt alles opslaan in programma’s en applicaties op je computer, in de cloud of via dropbox. We kunnen daardoor documenten ook eenvoudig delen met iedereen waarmee we samenwerken. Met onze collega’s, werknemers en klanten. De papieren kaartenbak met relaties is allang verleden tijd en boekhouden doet ook bijna iedereen inmiddels digitaal. Voor eigenlijk alle vormen van gegevens zijn inmiddels wel digitale programma’s of applicaties beschikbaar. Een groeiende groep, vooral jonge ondernemers doet eigenlijk alles digitaal en is altijd op zoek naar een alternatief voor handmatig werk of papieren gegevensopslag.

Efficiënter werken digitaal

Het is een feit dat het digitaliseren van je bedrijf je veel tijd kost, maar uiteindelijk vooral veel tijd op zal leveren. Telkens een van de processen digitaal maken en daarmee automatiseren bijvoorbeeld, geeft veel tijdswinst. Er zijn ondernemers die voor alle taken die er zijn in hun bedrijf een programma of app gebruiken. En als dat er niet is? Dan schrijven ze het zelf. De handige jongens.

Zo werkte ik voor een klant die de route naar klanten zelf koppelde aan de agenda’s van vier medewerkers. Zodra er een nieuwe afspraak gemaakt werd, kon iedereen in één oogopslag zien op welke dag het voor welke medewerker op de route lag om deze nieuwe klant te bezoeken. Dat gaf grote tijdswinst en bespaarde veel brandstofkosten. Hij koppelde ook afgeronde taken en successen in het systeem aan een enorme monitor aan de muur, waarop dan met grote letters HOERA of gefeliciteerd kwam te staan. Zo kon iedereen zien dat collega’s ook goed bezig waren. Er werden daardoor meer complimenten uitgedeeld. Dat kwam de werksfeer ten goede. Dit laatste vind ik echt een mooi voorbeeld waarbij de techniek helpt om menselijk contact te stimuleren. En natuurlijk stimuleerde het ook iedereen om vooral taken af te ronden en successen te realiseren.

Op papier persoonlijker en dichter bij jezelf

De meeste mensen vinden het heerlijk om met pen en papier de plannen voor het nieuwe jaar uit te tekenen. Ze kopen mooie kantoorartikelen zoals een notebook van Moleskine, een glanzende pen van een mooi merk en mapjes om losse notities of visitekaartjes in op te bergen. Het geeft een extra dimensie die je digitaal mist. Het is tastbaar. En het geeft ook een bepaald gevoel van overzicht wat je op het scherm van een computer lijkt te missen. Als je met meerdere mensen werkt is het echter wel handig je plannen ook digitaal vorm te geven. En ervoor te zorgen dat iedereen die eraan mee gaat werken er toegang toe heeft. Dat helpt vooral als je mensen meer verantwoordelijkheid wilt geven voor resultaat. Er zijn geen misverstanden en het scheelt bakken met tijd.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *